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Conseils pour Déménagement de bureau

Que ce soit pour faire les cartons, pour entreprendre les démarches administratives ou pour assurer la continuité des activités, le déménagement d’un bureau est une décision assez délicate à gérer. Cependant, avec une bonne organisation et préparation, le projet est entièrement réalisable. Trouvez ces quelques conseils pour anticiper au mieux ce changement d’adresse.

Planifier le déménagement de bureau

Pour faciliter un déménagement de bureau, la planification du projet doit se faire au moins 3 à 6 mois à l’avance. Cependant, la durée réelle dépendra de la taille de la société. Dans cette étape, il est impératif de mettre en place un cahier des charges qui servira de support. Ce document doit contenir un rétroplanning, une liste des démarches à effectuer, le plan des nouveaux bureaux, la répartition de l’espace, les contacts des différents prestataires…

La réalisation du planning est surtout indispensable pour :

  • Accompagner et rassurer les employés afin qu’ils puissent mieux accepter le nouveau projet
  • Garantir la pertinence des nouveaux bureaux
  • Anticiper le coût et les devis du déménagement
  • Délimiter la meilleure date afin de mieux gérer les activités

S’occuper des démarches administratives à accomplir

En principe, un bail professionnel comprend jusqu’à 6 mois de préavis de départ. Il est donc important de consulter le contrat de bail dès la conception du projet de déménagement. Informez-vous également auprès des assurances, des fournisseurs et des administrations sur les formalités requises dans le cadre d’un déménagement de bureau. 

Même si cette démarche peut se faire juste quelques semaines avant le changement d’adresse, il est toujours mieux de se renseigner bien à l’avance. Cela permet surtout de planifier le départ et de transférer à temps tous les contrats à la nouvelle adresse.

Sélectionner les prestataires de déménagement

On est parfois tenté de réaliser seul le déménagement de bureau afin de diminuer les coûts. En effet, un déménagement de bureau représente une énorme enveloppe budgétaire à prévoir. Toutefois, il faut considérer la difficulté d’une telle tâche. La meilleure solution est de trouver le prestataire offrant la solution la plus avantageuse en termes de coût et de service. Cela vous permettra d’éviter un trou dans le budget annuel, un fait qui peut impacter votre activité. 

Pour ce faire, contactez plusieurs entreprises pour comparer les devis. Ainsi, vous pouvez estimer votre budget de déménagement de bureau, confronter les tarifs et jouer sur la concurrence locale. En recevant chaque offre, il faut rester vigilant par rapport au coût et aux prestations proposées par chaque déménageur.

Organiser l’aménagement des nouveaux bureaux

Afin de mieux anticiper le déménagement de bureau, il est recommandé de planifier au préalable les dispositions dans les nouveaux locaux. En principe, cette étape se fait dès l’élaboration des cahiers de charge. Par ailleurs, pour éviter de se perdre et pour faciliter le travail des déménageurs, il faut faire en sorte que chaque carton soit marqué clairement avec l’endroit exact où le poser dans les nouveaux locaux.

Choisir la date optimale

Le choix de la date du déménagement est très important pour garantir la continuité des activités, mais aussi pour faciliter les démarches administratives. En général, les critères à prendre en compte dans la sélection de la date sont : 

  • Le délai de préavis dans les anciens bureaux
  • La durée de la préparation des déménagements
  • La période clef des activités.

Concrètement, vous devez respecter le délai de préavis pour l’ancien professionnel. Il faut aussi prendre le temps de bien préparer le déménagement. Enfin, il est préférable d’éviter un changement d’adresse durant la période clef des activités d’une entreprise afin de prévenir des impacts sur les clients. 

La majorité des entreprises choisissent la fin de l’année fiscale pour déménager les bureaux. Elles privilégient également les grandes vacances scolaires qui s’avèrent une période assez calme.

Vous êtes à la recherche d’un déménageur fiable et de confiance pour le déménagement de vos bureaux à Lille et vers toute la France ? Contactez Brevière Déménagements & Transfert !

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Brevière Déménageur tertiaire

BREVIERE, spécialiste du déménagement de particuliers dans la région des Hauts-de-France, existe depuis plus de 50 ans. BREVIÈRE renforce aujourd’hui ses équipes avec des personnels spécialisés qualifiés dans le transfert d’entreprises et d’administration pour répondre à une demande croissante. Nous avons consolidé notre expérience dans le déménagement des particuliers pour devenir déménageur d’entreprise hautement qualifié.

Manuel, Conseiller en déménagement chez BREVIÈRE, répond à nos questions.

Q : Bonjour Julien. Comment passe-t-on de déménageur de particulier à déménageur d’entreprise ?

R : Ce sont deux métiers qui comportent beaucoup de similitudes naturellement mais je tiens à préciser que BREVIERE reste bien entendu un déménageur destiné aux particuliers avec ses très nombreux atouts concurrentiels, tout en développant en même temps son activité pour devenir déménageur d’entreprise et d’administration. Nous répondons à ces deux besoins.

Q : Quelles sont les particularités d’un transfert tertiaire ?

R : Je pense que ce type d’opérations demande à la fois plus de préparation et requiert plus de technicité. Transférer une entreprise, quelle que soit sa taille, comporte davantage d’impact qu’un déménagement de particulier. En effet, un changement de siège social par exemple nécessite une communication adaptée auprès de ses clients, de ses fournisseurs, de ses salariés. La préparation est donc certainement plus longue, en sachant que cette étape peut être prise en charge par des cabinets d’assistance à maitrise d’ouvrage. La technicité a une place plus grande également car les biens et les équipements à déménager ne sont pas les mêmes et déménager un service de 50 personnes avec le matériel informatique correspondant et les archives par exemple demande un travail de classification de regroupement, de conditionnement plus complexe que déménager une chambre d’enfant. 

Q : Des mêmes déménageurs peuvent-ils s’occuper aussi bien d’une opération de particulier qu’une opération tertiaire ?

R : Oui et non ! Manutentionner un bureau professionnel n’a rien de très différent que manutentionner une table de cuisine, la distinction n’est pas là. Elle se situe davantage au niveau de nos Personnels d’encadrements dont les missions ne sont pas les mêmes. Un Contremaitre Technicien dédié aux transferts tertiaires connaît les problématiques propres au monde de l’entreprise ou de l’administration, ce qui lui permet de les anticiper et par conséquent de faire une préparation optimisée, notamment en termes de chronologie des étapes. Pour déménager un bureau, encore faut-il par exemple que le matériel informatique en ait été débarrassé auparavant, pour déménager un matériel informatique, encore faut-il que celui-ci ait été déconnecté auparavant, ainsi de suite. Cela nécessite une qualification spécifique et ce sont ces formations dédiées que nos Personnels ont suivi pour être parfaitement opérationnels le moment venu afin que le transfert se déroule sans difficultés. 

Q : D’un point de vue commercial également des différences doivent exister entre un déménageur d’entreprise et un déménageur de particuliers ?

R : Bien sûr et d’ailleurs souvent pour les mêmes raisons que pour nos Personnels d’exécution encadrants présents sur le terrain. Il faut savoir de quoi on parle si on veut donner des conseils fiables et pour cela, certains de nos Commerciaux aussi sont spécialisés dans le transfert tertiaire, ils savent poser les bonnes questions, soulever les points importants, en termes de délais par exemple, en termes de cheminement dans les bâtiments, dans les étages. C’est cette compétence que BREVIERE met à disposition de ses clients professionnels pour garantir une opération réglée au millimètre et au résultat sans surprise. 

 Q : Pour terminer, quels sont les écueils à éviter pour un transfert tertiaire réussi ?

R : Si vous avez une bonne préparation de l’opération, une bonne connaissance des locaux impactés, des Personnels qualifiés, des moyens matériels en parfait état de marche et une relation de proximité et de confiance avec votre client, tout devrait parfaitement se passer !

Vous déménagez à Lille ou dans le Nord-Pas-de-Calais ?

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Déménager son entreprise à Lille est un beau projet professionnel, et permet d’offrir à ses salariés un meilleur cadre de travail. Un tel projet, n’est pourtant pas forcément simple à mettre en œuvre. Il faut une certaine expertise, une bonne planification, et une organisation à toute épreuve pour le réussir. Le choix idéal serait de faire appel à une société de déménagement spécialisée dans le déménagement d’entreprise de toute taille et de toute trempe.

En attendant, voici quelques conseils et démarches pour réussir un déménagement d’entreprise à Lille aujourd’hui.

Définir un cahier de charge de déménagement d’entreprise à Lille

Comme pour tout projet, un déménagement d’entreprise nécessite un cahier de charge. Ce document fournit des informations détaillées sur les actions à mener ainsi que sur leurs dates d’exécution. Son véritable but est de minimiser le plus possible les risques d’imprévus ou d’erreurs lors des opérations.

Le bon cahier de charge d’un déménagement à Lille doit impérativement comporter une check-list claire et structurée. Au rang des actions à énumérer, nous avons :

  • Le choix des locaux
  • La sélection des prestataires 
  • L’avertissement des collaborateurs
  • L’émission d’une preuve au bailleur, etc.

Tous ces événements doivent être datés pour faciliter le déroulement des différentes phases.

Intégrer les collaborateurs dans le processus de déménagement

Regrouper le personnel autour du projet

Un déménagement d’entreprise est un sujet qui engage tout le personnel de l’entreprise. Leur réaction face à ce changement est en effet déterminante à l’issue du processus. Si vos collaborateurs adhèrent au projet, ils deviendront des conseils et vous aideront pour la réussite de ce transfert.

Afin de rendre le projet de déménagement inclusif, initiez une consultation des employés pour le choix des locaux, des mobiliers et des arrangements. Une visite collective des nouveaux locaux avant le déménagement est aussi une action à envisager. Pour conquérir les réticents, évaluez les contraintes que leur pose le déplacement et apportez-y des solutions appropriées. Par exemple, s’ils se plaignent  du temps de déplacement, vous pouvez choisir de prendre un local proche des transports ou des accès routiers.

Informer les prestataires et les clients de votre déménagement d’entreprise à Lille

Vos collaborateurs doivent être informés de votre projet de délocalisation ainsi que de votre nouvelle adresse. Une telle démarche contribue à maintenir le contact après le déménagement et à faciliter les collaborations. Au rang des acteurs externes à informer, on retrouve la banque, la compagnie d’assurance, la caisse de sécurité sociale, le bailleur, la mutuelle, etc.

La même démarche doit être adoptée auprès de vos cleintse. Cette fois-ci, elle doit intégrer un plan de communication qui révèle la pertinence d’un déménagement d’entreprise Lille. Par exemple, vous pouvez mettre en valeur :

  • La possibilité de bénéficier d’un accueil spacieux
  • Une baisse des prix du faite d’une réduction des charges, etc.
  • Réduction de la taxe d’habitation

De cette manière, vous évitez que votre choix n’entache l’image de marque ou les relations de l’entreprise.

Actualiser les contrats

Un déménagement d’entreprise peut invalider plusieurs contrats établis entre l’entreprise et ses collaborateurs. Les premiers contrats concernés sont ceux liant l’entreprise à ses salariés. Si vous avez été prévoyant, l’application des clauses de mobilité suffira à maintenir les anciens contrats de travail. En absence de ces clauses, misez sur la négociation et la définition de nouvelles conditions de collaboration. Vous devez également résilier le contrat vous liant à votre ancien bailleur selon les clauses du bail.

Faire les changements administratifs qui s’imposent

Le déménagement d’entreprise nécessite des démarches administratives pour mettre à jour les informations de votre entreprise.

Si le projet se limite à un changement de locaux alors, une déclaration auprès du comité d’entreprise et de celle d’hygiène suffira.

Par contre si vous envisagez un transfert de siège social, alors il faut revoir les statuts et le Kbis de l’entreprise.

Comme c’est de norme, le nouveau statut doit être publié au journal officiel dans un délai de 30 jours.

Enfin, l’adresse des nouveaux locaux doit être reportée auprès du tribunal de commerce de la région lilloise.

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